Rick Hagen

Microsoft 365 bij PGGM. De combinatie tussen diversiteit, zelfstandigheid en het toepassen van creativiteit maakt het werk van Rick Hagen als Product Owner & Teamlead Digitaal Samenwerken zo interessant. Anderen overtuigen van wat Microsoft 365 voor hen oplevert, dat is de missie van het team.

Vernieuwende technologieën

“10 jaar geleden maakte ik de overstap naar PGGM waar ik begon als Business Project Manager. Toen de mogelijkheid voorbijkwam om invulling te geven aan de functie van Product Owner & Teamlead Digitaal Samenwerken greep ik die met beide handen aan. In mijn rol kan ik namelijk zowel mijn procesmatige benadering en inhoudelijke betrokkenheid combineren. Ik zit helemaal op mijn plek in deze functie. De afgelopen jaren timmerden we hard aan de weg met vernieuwende technologieën. Er is een stip aan de horizon en daar werken wij met z’n allen naartoe. Zelf ben ik altijd bezig om activiteiten te initiëren om daar te komen. Continuïteit bieden, verbeteringen doorvoeren en nieuwe toepassingen toevoegen zodat men het platform gebruikt zoals het bedoeld is. Deze uitdaging en de diversiteit en zelfstandigheid die we hebben, maakt ons werk zo leuk.”

De juiste aanvliegroute

“Ons team houdt zich niet alleen bezig met het applicatiebeheer. Over het algemeen merk ik dat veel opdrachtgevers IT-projecten vooral vanuit de techniek bekijken. Wanneer een nieuwe applicatie op de werkplek beschikbaar is, is het projectteam al snel tevreden. In mijn ogen is dat een te beperkte benadering. Het project is volgens mij pas geslaagd als mensen snappen wat werken met de nieuwe applicatie voor hen oplevert en het ook daadwerkelijk inzetten in hun dagelijkse werkzaamheden. Binnen Digitaal Samenwerken passen we deze benadering ook actief en succesvol toe. Een voorbeeld hiervan is het organiseren van de MS365 Take Aways, een serie van korte, terugkerende online kennissessies over MS365 in het algemeen en een aantal Apps in het bijzonder. Als we na afloop van zo’n sessie te horen krijgen dat collega’s direct overstappen naar bijvoorbeeld OneDrive, dan voel ik me bevestigd in deze aanpak.

“Het is gaaf om mensen in te laten zien hoe je anders kunt werken en creatieve manieren te bedenken om dit te bereiken. Zo doorbreken we stap voor stap oude werkpatronen en transformeren wij naar een andere werkwijze.”

Van kantoor naar thuiswerken

“Binnen PGGM is er ruimte voor verandering, ontwikkeling en verbetering waarbij we flexibel zijn en snel kunnen schakelen. Een mooi voorbeeld is toen half maart 2020 het kantoor voor een belangrijk deel sloot in verband met de coronamaatregelen. Vanaf dat moment werkten de medewerkers massaal thuis. Thuiswerken heeft een aanzienlijke impact op de wijze waarop we met elkaar samenwerken. Er waren geen fysieke vergaderingen en projectoverleggen meer en de informele gesprekjes op de gang verdwenen. Ons team speelde een belangrijke rol bij het faciliteren, ondersteunen en optimaal gebruiken van Microsoft 365. Door de inzet van Microsoft 365 konden medewerkers vanuit de thuiswerkplek digitaal blijven samenwerken door middel van digitaal vergaderen, chatten en het delen van bestanden. We organiseerden zelfs grote live events. In het derde kwartaal van 2020 waren er 150.000 vergaderingen en meer dan 2 miljoen chats! Onze organisatie is volledig up-and-running gebleven.”

Nog steeds vertalen we nieuwe functionaliteit in MS365 naar kansen voor onze collega's om samen te werken en dit zullen we blijven doen.

Gepubliceerd op 9 juni 2021.